Caixas para guardar documentos e papéis

2024 Autor: Sierra Becker | [email protected]. Última modificação: 2024-02-26 06:13

A ordem nos documentos é importante para resultados de trabalho otimizados e rápidos. Isso permite que você encontre rapidamente os papéis necessários, além de protegê-los da influência de fatores externos. Para garantir a sistematização e segurança dos documentos, é preciso saber arquivá-los corretamente e quais os meios necessários para isso.

Arquivamento de documentos

Qualquer esfera da vida humana desde o nascimento até o último dia é acompanhada de papelada. Eles podem ser de diferentes importância, valor, duração do armazenamento. Mas o fato de que a maioria deles deve ser mantida em condições adequadas por um certo tempo é um fato. Para garantir a economia de papéis por um longo período, use caixas para guardar documentos. Hoje, eles podem ser comprados livremente ou feitos à mão.

Relevância do armazenamento de papel

Sempre é necessário salvar originais e cópias.

• Pequeno, médio egrandes empresas, em agências governamentais, o arquivamento é uma exigência legal.
• No escritório, especialmente em RH, contabilidade, trading companies, isso permite otimizar o processo de trabalho, descarregar a área de trabalho e garantir a continuidade das funções tanto para novos funcionários quanto para os existentes.
• Em casa, isso garante a ordem e a capacidade de encontrar os documentos necessários no momento certo, inclusive em circunstâncias de emergência.

Acessórios de arquivo

As caixas de armazenamento de documentos são mais comumente usadas para economizar papel. Hoje, espaços em branco para eles estão disponíveis para venda gratuita. Como regra, eles são fornecidos para papéis A4. Mas também existem outros tamanhos. Alguns fabricantes oferecem aos consumidores caixas de papel especiais nas quais podem ser armazenadas várias caixas de papéis. Eles são vendidos desmontados, e uma simples instrução torna mais fácil para qualquer comprador montá-los. O uso de tais caixas permite que você se livre de documentos comerciais desnecessários e, se necessário, encontre rapidamente o documento certo. O formato de caixa selecionado corretamente permite que você resolva de maneira ideal a questão do espaço e economize materiais valiosos por um longo tempo. E uma estruturação clara de originais e cópias às vezes aumenta a velocidade das tarefas dos funcionários.

Economizando papelada no escritório

As caixas de papelão são a melhor escolha para proteger os papéis das intempéries no local de trabalho.armazenamento de documentos. Para utilizá-los, é necessário distribuir os materiais em grupos por assunto e coletá-los a granel, ou em arquivos separados, ou em pastas, pastas ou outros tipos deles. Em seguida, pegue as caixas de acordo com as dimensões exigidas. Eles são baratos, então você pode comprar a quantidade que você precisa. As caixas são caracterizadas por espaço, durabilidade e respeito ao meio ambiente. As ranhuras para as mãos facilitam a recolha e o transporte, enquanto a tampa (articulada ou removível) mantém o pó afastado. Do lado de fora, no papelão, você pode assinar o tipo de documentos. Como regra, as caixas de armazenamento de escritório são vendidas desmontadas com instruções gráficas impressas, para que possam ser facilmente montadas e desmontadas e, se necessário, escondidas em um local isolado.

Entrega de documentos para economia de longo prazo

Nenhuma agência governamental ou empresa privada que conduza negócios sérios pode ficar sem arquivar documentos. A documentação administrativa, fiscal, pessoal, contabilística e outra tem um período de conservação diferente, regulamentado pela lista n.º 578. Trata-se de um procedimento obrigatório, que muitas vezes prevê um período de poupança bastante longo (até 75 anos). Neste caso, todos os papéis são separados, colocados em caixas e entregues nas instalações previstas para o efeito. Existem requisitos especiais para caixas neste caso: elas devem ser feitas de papelão durável (idealmente, se atenderem ao requisito GOST, também terãosemelhante ao período de garantia especificado). Nesse caso, é melhor usar caixas de arquivo para guardar documentos e caixas de papelão. Estes últimos são o receptáculo de vários recipientes para papéis. Eles têm strings, pois são destinados ao armazenamento de longo prazo.

Por conveniência, você também pode pegar caixas para armazenamento vertical e horizontal de materiais. Também deve ser levado em conta que existem empresas privadas que estão prontas para fabricar recipientes para papéis de acordo com as dimensões fornecidas pelo cliente.

Arquivo inicial

Todo adulto deve se preocupar em manter papéis importantes dentro das paredes de suas casas. Afinal, muitas vezes você precisa apresentar documentos que comprovem sua identidade, escolaridade, propriedade, etc. operação, recibos de compra. Os documentos podem ser urgentemente necessários em caso de emergência: em caso de partida repentina, incêndio, desastre natural, evacuação da população…

Originais e cópias de títulos devem estar em um só lugar, escondidos de olhares indiscretos, classificados e protegidos de fatores externos. É bom que uma caixa para armazenar documentos em casa esteja preparada para esse fim. Ele pode ser adquirido, feito comprando um papelão em branco em uma loja por um preço pequeno, ou você pode adaptar qualquer caixa desnecessária. Se não for arquivadooriginais, sua busca dolorosa será garantida e a restauração em caso de perda exigirá muito tempo, finanças e, mais importante, nervos.

Organização dos valores da casa

Para comprar caixas para guardar papéis e documentos ou fazer você mesmo, você precisa desmontar todos os materiais e separá-los em grupos, por exemplo:

• documentos pessoais;
• papéis mostrando a propriedade;
• contratos de empréstimo, pagamentos sobre transações;
• documentos sobre o estado de saúde dos familiares, exames aprovados, opiniões dos médicos;
• materiais confirmando o pagamento de mercadorias, cartões de garantia, etc.

É necessário levar em consideração o prazo de validade dos títulos, pois alguns deles podem não ser relevantes no momento da análise.

Dicas para distribuição de materiais

Originais e cópias podem variar em tamanho, então caixas de arquivo também podem ser feitas para combinar. Neste caso, os originais podem ser ordenados:

• em ordem de importância;
• por tamanho;
• de acordo com o período de relevância;
• por tipo (trabalho, casa…);
• em eventos.

Tal sistematização economizará tempo na busca dos papéis certos e os protegerá de crianças, estranhos e fatores externos.

caixas de armazenamento DIY

A principal diferença entre os materiais de família e de escritório é o tamanho: no trabalhogeralmente é A4, enquanto em casa o papel é bem diferente. Portanto, você pode fazer caixas para armazenar documentos com suas próprias mãos. Existem várias opções:

1. Você pode comprar um blank em qualquer departamento doméstico do supermercado e, seguindo as instruções, montá-lo.
2. Se você precisa de uma caixa de tamanhos pequenos, então você precisa pegar os desenhos, baixá-los, transferi-los para o papelão e colá-los. Se as dimensões especificadas não forem adequadas ao usuário, você pode transferir o desenho para o papel, reduzindo várias vezes as dimensões da peça de trabalho.
3. A opção mais fácil é pegar qualquer caixa que você não precise e armazená-la para os originais.
4. Faça de acordo com seu próprio desenho. Assim, por exemplo, para fazer uma caixa para documentos pessoais (passaportes, certidões de nascimento, direitos, diplomas de educação), você precisa pegar 2 folhas de papel forte (papelão), cortar um quadrado do tamanho necessário de cada, adicione mais 1,5 cm a um (para a tampa). Em seguida, dobre cada folha ao meio e ao longo de diferentes diagonais. Deve haver 3 linhas no total. Em seguida, os cantos devem ser dobrados para o centro e, em seguida, cada lado deve ser dobrado para que sua borda passe pelo meio da folha. O passo final é montar a caixa de papel ao longo das linhas existentes e colar as laterais.

Ao mesmo tempo, qualquer caixa pode ser decorada para combinar com a cor do interior usando papel colorido, cola, tesoura. Os "cofres" cheios devem ser mantidos longe da luz solar direta, umidade e crianças.

Documentos são companheiros da vida humana. Você pode garantir sua segurança com a ajuda de caixas para armazenar documentos no arquivo e, se a situação financeira não permitir isso, você poderá construí-los usando materiais improvisados. E então uma atmosfera calma no trabalho e em casa é fornecida.